Muzykoterapia – prak ...

A. Teoria i zasady tworzenia regulaminu praktyki

1. Cel regulaminu
   – Ustalenie jasnych zasad świadczenia usług: godziny pracy, zasady odwoływania wizyt, kary za nieusprawiedliwione niepojawienie się.
   – Ochrona zarówno pacjenta, jak i terapeuty: określenie procedur reklamację, zwrotów, odpowiedzialności za mienie.

2. Elementy obowiązkowe
   a. Dane identyfikacyjne praktyki (nazwa, adres, NIP, REGON).
   b. Opis zakresu usług (indywidualne sesje, grupowe warsztaty, konsultacje on-line).
   c. Zasady umawiania i odwoływania wizyt (terminy, formy powiadomień, opłaty).
   d. Postanowienia finansowe (cennik, terminy płatności, formy płatności, raty).
   e. Procedury bezpieczeństwa i postępowania w sytuacjach awaryjnych.
   f. Zastrzeżenia prawne (ograniczenie odpowiedzialności za wypadki, siła wyższa).
   g. Sposób wprowadzania zmian w regulaminie i informowania pacjentów.

3. Struktura dokumentu
   – Tytuł i wersja dokumentu (data wprowadzenia).
   – Spis treści.
   – Poszczególne rozdziały: definicje, zasady umów, finansowe, organizacyjne, postępowanie reklamacyjne, postanowienia końcowe.

Ćwiczenie 1: Redakcja regulaminu

• Podziel się na pary i stwórzcie pierwszy szkic rozdziału „Zasady umawiania i odwoływania wizyt”.

• Uwzględnijcie: terminy minimalne (np. 24h przed, inaczej opłata 50%), formę powiadomień (SMS, email), wyjątki (stan zdrowia).

• Porównajcie wersje – wskażcie różnice i wypracujcie wspólną, najbardziej precyzyjną treść.

B. Polityka prywatności wg RODO

1. Zakres danych
   – Dane osobowe („identyfikacyjne”): imię, nazwisko, PESEL/rodzaj i numer dokumentu tożsamości.
   – Dane kontaktowe: adres email, telefon.
   – Dane medyczne/terapeutyczne: diagnozy, historie leczenia, notatki terapeutyczne – szczególna kategoria wg RODO.

2. Podstawa prawna przetwarzania
   a. Zgoda pacjenta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) na przetwarzanie danych w celach terapii.
   b. Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) dotyczący archiwizacji medycznej.
   c. Niektóre przetwarzanie danych medycznych wymaga zgody szczególnej (art. 9 ust. 2 lit. a).

3. Prawa pacjenta
   – Dostęp do danych i ich sprostowanie.
   – Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), z wyjątkiem danych objętych obowiązkiem archiwizacji.
   – Prawo do ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu.

4. Transfer danych
   – wewnątrz gabinetu (personel),
   – do podwykonawców (księgowość, technicy IT) – umowy powierzenia przetwarzania,
   – ewentualne przekazanie do Zakładu Ubezpieczeń.

Ćwiczenie 2: Mapowanie przepływu danych

• Narysujcie diagram procesów: od rejestracji pacjenta, przez gromadzenie kart sesji, przesyłanie faktur do księgowości, archiwizację.

• Wskażcie punkty, w których konieczne są umowy powierzenia i procedury szyfrowania (papier vs. elektroniczne).

C. Komunikacja i akceptacja dokumentów

1. Formy udostępniania
   – Papierowa: druk regulaminu i polityki, podpis przy pierwszej wizycie.
   – Elektroniczna: link na stronie, PDF przesłany przed wizytą, checkbox w systemie rezerwacji online.

2. Dokumentacja zgód
   – Zachowuj odręczne lub elektroniczne podpisy pacjentów wraz z datą i godziną.
   – Przechowuj te zgody w systemie archiwizacji (papierowo w teczce pacjenta lub jako załącznik w pliku cyfrowym).

Ćwiczenie 3: Symulacja procesu akceptacji

• Przygotujcie wzory maili z przesłanym regulaminem i polityką – uwzględnijcie instrukcje: „Proszę o podpis i odesłanie skanu lub zaakceptowanie linkiem”.

• Przećwiczcie rozmowę z pacjentem, który ma pytania dotyczące polityki prywatności – rozwiążcie w grupie dwa przypadki:
  a) Pacjent żąda usunięcia danych,
  b) Pacjent chce przekazać kopię dokumentacji nowemu terapeucie.

D. Audyt i aktualizacja dokumentów

1. Częstotliwość przeglądu
   – Minimum raz do roku,
   – Po każdej zmianie przepisów (RODO, Kodeks Etyki),
   – Po zmianie zakresu działalności (np. wprowadzenie terapii online).

2. Zespół rewizyjny
   – Terapeuta + prawnik/inspektor ochrony danych + przedstawiciel pacjentów (np. z rad rodziców).
   – Sporządzenie protokołu zmian i komunikacja do pacjentów.

Ćwiczenie 4: Warsztat rewizyjny

• Zaproście prawnika-wolontariusza do grupy i przeanalizujcie fragment polityki prywatności – wprowadźcie jedną zmianę odpowiadającą nowym wymogom (np. rozszerzenie przetwarzania w celach marketingowych warsztatów).

• Przygotujcie wzór e-maila informującego pacjentów o zmianie polityki.

E. Szkolenia i egzekwowanie przestrzegania

1. Program szkoleniowy dla personelu
   – Zrozumienie zasad RODO, procedur awaryjnych, używania szaf pancernych i haseł.
   – Testy wiedzy: quizy po szkoleniu, coroczne odświeżenie.

2. Kontrola wewnętrzna
   – Tajemniczy klient: współpracownik przegląda politykę na stronie i zgłasza brak zgodności.
   – Raport niezgodności i plan naprawczy.

Ćwiczenie 5: Quiz RODO

• Przygotujcie 10-pytaniowy quiz dla personelu, np.:

  1. Co to jest DPIA?

  2. Jak długo powinno się przechowywać karty terapeutyczne?

  3. Kiedy wymagana jest szczególna zgoda na przetwarzanie danych?

• Przeprowadźcie test i omówcie wspólnie odpowiedzi.

Dzięki gruntownemu opracowaniu i ćwiczeniu powyższych procedur muzykoterapeuta zyskuje pewność, że regulaminy i polityka prywatności są kompletne, zrozumiałe dla pacjentów i zgodne z najwyższymi standardami prawnymi i etycznymi.