14.5. Prowadzenie e-dokumentacji i ochrona danych osobowych (RODO): Procedury udostępniania danych (wewnętrzne i zewnętrzne żądania)

5. Procedury udostępniania danych (wewnętrzne i zewnętrzne żądania)

Zasada ogólna: udostępnianie danych osobowych pacjentów musi być realizowane według jasnych, spisanych procedur, które gwarantują zasadę „minimum niezbędnego” oraz pewność podstawy prawnej i uprawnień wnioskującego. Procedura powinna rozróżniać żądania wewnętrzne (pracownicy, współpracownicy, służby wewnętrzne) od zewnętrznych (pacjent, przedstawiciel ustawowy, ubezpieczyciel, sąd, organ administracyjny, podmiot medyczny). Każde żądanie musi być zarejestrowane, zweryfikowane i wykonane w kontrolowanym, odtwarzalnym procesie.

Krok 1 — rejestracja i wstępna weryfikacja żądania

Przyjęcie żądania: każde żądanie wpływa do systemu (formularz papierowy lub elektroniczny). Rejestracja powinna zawierać: datę i godzinę otrzymania, dane wnioskodawcy, zakres żądanych danych, cel udostępnienia oraz preferowaną formę przekazania.
Wstępna weryfikacja tożsamości i uprawnień: sprawdź dokumenty potwierdzające tożsamość wnioskodawcy (dowód osobisty/skan, upoważnienie, pełnomocnictwo) oraz podstawę prawną żądania (np. upoważnienie pacjenta, decyzja sądu, żądanie organu). W przypadku pracownika sprawdź uprawnienia w systemie (rola, zakres dostępu).
Oznaczenie kategorii danych: określ, czy żądanie dotyczy danych zwykłych, danych wrażliwych (medycznych) czy zdjęć/obrazów. To determinuje sposób weryfikacji i ewentualne ograniczenia.

Dokument wpisu rejestru pozostaje dowodem procesu i musi być zachowany.

Krok 2 — ocena podstawy prawnej i ograniczeń

Ustalenie podstawy prawnej: określ, czy podstawą jest zgoda pacjenta, umowa, obowiązek prawny, ochrona żywotnych interesów pacjenta, czy wynik orzeczenia sądowego. W przypadku danych medycznych preferowana jest wyraźna zgoda pacjenta lub inna silna podstawa prawna.
Ocena zakresu koniecznego do udostępnienia: zastosuj regułę minimalizacji — udziel tylko tych danych, które są bezwzględnie niezbędne do celu wskazanego we wniosku. Jeżeli możliwe — dostarcz streszczenie zamiast pełnej historii choroby.
Sprawdzenie przeszkód prawnych: upewnij się, czy istnieją przeszkody do udostępnienia (np. sprzeciw pacjenta, tajemnica zawodowa w zakresie niektórych informacji, postępowanie sądowe ograniczające dostęp). Jeśli żądanie dotyczy zdjęć publikacyjnych, sprawdź, czy istnieje odrębna zgoda na wykorzystanie do celów poza leczniczymi.

W razie wątpliwości skonsultuj żądanie z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.

Krok 3 — techniczne przygotowanie danych

Selekcja i przygotowanie kopii: wyodrębnij niezbędne dokumenty (epizody, wyniki, zdjęcia). Redaguj (maskowanie/anonimizacja) dane nieistotne dla celu. Jeśli możliwe, przygotuj wersję skróconą.
Anonimizacja/ pseudonimizacja: jeśli cel nie wymaga identyfikacji pacjenta (np. statystyka, audyt), zastosuj anonimizację. Jeśli przekazanie wymaga śledzenia powiązania z pacjentem (np. kontynuacja leczenia), zastosuj pseudonimizację z oddzielnym kluczem przechowywanym bezpośrednio w systemie.
Format i metadane: przygotuj pliki w formacie bezpiecznym i powszechnie akceptowanym (PDF z osadzonymi metadanymi, DICOM dla obrazów). Dołącz metadane: zakres danych, daty, osoby uprawnione, identyfikator dokumentu.

Przygotowanie techniczne musi być udokumentowane w rejestrze jako część procesu.

Krok 4 — kanały przekazania i zabezpieczenia

Wybór kanału transmisji: używaj kanałów szyfrowanych i zatwierdzonych przez politykę bezpieczeństwa: szyfrowany transfer plików (SFTP), bezpieczna platforma wymiany dokumentów medycznych, e-mail z szyfrowaniem end-to-end (jeżeli to dopuszczalne), nośnik fizyczny zaszyfrowany i opatrzony hasłem przekazanym oddzielnym kanałem.
Hasła i sposób przekazania: hasła do plików przekazuj innym kanałem (SMS, telefon), nigdy razem z plikiem. Ustal czas ważności linku dostępu i liczbę dozwolonych pobrań.
Protokół potwierdzenia odbioru: wprowadź wymóg pisemnego potwierdzenia odbioru (e-mail z potwierdzeniem, podpisane potwierdzenie odbioru). Zapewnij, że odbiorca ma obowiązek usunięcia lokalnej kopii po osiągnięciu celu, jeśli to przewidziane.

Każda transmisja powinna generować zapis w logach systemu.

Krok 5 — dokumentacja i śledzenie udostępnienia

Zapis w rejestrze udostępnień: rejestruj wszystkie elementy: kto poprosił, kto weryfikował, jakie dokumenty, w jakiej formie, data przekazania, kanał, potwierdzenie odbioru, podstawa prawna, ewentualne ograniczenia.
Termin retencji kopii przekazanej: określ, czy kopia powinna być przechowana przez administratora oraz jak długo (zgodnie z polityką retencji). Jeżeli żądanie dotyczy transferu do innego podmiotu, zarejestruj ten podmiot i warunki powierzenia.
Audyt i raportowanie: mechanizm wewnętrzny powinien umożliwiać okresowy audyt wszystkich udostępnień (kto, kiedy, dlaczego). W razie incydentu lub zapytania organu nadzorczego wykonaj zwięzły raport z całego procesu.

Krok 6 — szczególne procedury dla żądań zewnętrznych

Żądania od organów publicznych i sądów: przed przekazaniem danych sprawdź zakres żądania, czy zawiera postanowienie/odpis upoważnienia. Skontroluj, czy żądanie nie wykracza poza zakres nakazu. W przypadku wątpliwości skonsultuj z prawnikiem.
Żądania od ubezpieczycieli: udostępniaj tylko dane niezbędne do rozpatrzenia roszczenia (np. potwierdzenie przeprowadzonego zabiegu, podstawowe wyniki), nigdy dane wykraczające poza wymagany zakres. Wymagaj upoważnienia pacjenta lub jego zgody, chyba że przepisy stanowią inaczej.
Przeniesienie dokumentacji do innej placówki medycznej: stosuj bezpieczny transfer, zawieraj w umowie zakres odpowiedzialności, a jeśli to powierzenie — podpisz umowę powierzenia przetwarzania z warunkami bezpieczeństwa i terminami przechowywania.

Każde żądanie zewnętrzne powinno zakończyć się notą potwierdzającą zakres przekazanych danych.

Krok 7 — reagowanie na odwołanie lub korektę danych po udostępnieniu

Korekta/ sprostowanie: jeżeli pacjent zgłasza konieczność korekty danych, przeprowadź procedurę weryfikacji i, jeśli konieczne, wprowadź zmianę w dokumentacji źródłowej. Poinformuj o korekcie wszystkich wcześniejszych odbiorców, którym dane zostały wysłane, jeżeli korekta ma znaczenie dla celu, dla którego dane przekazano.
Wycofanie zgody: jeśli udostępnienie oparte było na zgodzie, a pacjent ją wycofa — ogranicz dalsze prace z przekazanymi danymi i poinformuj odbiorców o konieczności zaprzestania przetwarzania i usunięcia kopii, o ile przepisy na to pozwalają.

Procedury powiadamiania odbiorców i dokumentowania korekt muszą być sformalizowane.

Kontrolne listy i wzory dokumentów (do wdrożenia)

Formularz przyjęcia żądania: pola obowiązkowe — dane wnioskodawcy, data wpływu, żądane kategorie danych, cel, podstawa prawna, osoba przyjmująca.
Checklist weryfikacji tożsamości i upoważnienia: lista wymaganych dokumentów, sposoby ich potwierdzenia.
Wzór potwierdzenia odbioru: sformatowany dokument/ e-mail, który wnioskodawca podpisuje lub zatwierdza elektronicznie.
Wzór zapisu w rejestrze udostępnień: struktura wpisu (ID, data, zakres, kanał, potwierdzenie).

Krótki przykład

Lekarz ze szpitala powiatowego zwraca się pisemnie o przekazanie historii choroby pacjenta A w celu kontynuacji leczenia po wypisie. Procedura: rejestr żądania → weryfikacja tożsamości lekarza i placówki (numer NFZ, pieczęć) → potwierdzenie zgody pacjenta na transfer (jeśli wymagana) → przygotowanie wyciągu medycznego (epizody, zalecenia, najważniejsze wyniki) → przesłanie przez bezpieczny portal medyczny z potwierdzeniem odbioru → zapis w rejestrze udostępnień z ID sprawy.

Krótkie ćwiczenie praktyczne (czas: 20–30 minut)

Scenariusz: otrzymałeś(aś) e-mailem wniosek od firmy ubezpieczeniowej o przekazanie dokumentacji leczenia pacjenta X. Wniosek załączony jest w formie skanu podpisanego formularza bez pełnego upoważnienia.
Zadanie: sporządź krótką notę (maks. 10 punktów), opisującą kroki, które wykonasz przed przekazaniem jakichkolwiek danych. Uwzględnij: weryfikację tożsamości, sprawdzenie podstawy prawnej, zakres danych który udostępnisz, sposób przesłania oraz wpis do rejestru.
Wykonanie: napisz notę i oznacz minimalne dokumenty, które poprosisz wnioskodawcę o doprecyzowanie (np. pełnomocnictwo pacjenta, numer polisy, kontakt potwierdzający).

Efekt ćwiczenia: praktyczna lista kontrolna gotowa do zastosowania w realnym zdarzeniu.