2.2. Zapobieganie zakażeniom krzyżowym — rękawice, postępowanie z krwią (dot. hijama): Rejestr i dokumentacja zdarzeń potencjalnie zakaźnych

7. Rejestr i dokumentacja zdarzeń potencjalnie zakaźnych

Cel rejestru

Rejestr zdarzeń potencjalnie zakaźnych (dalej: rejestr) służy do systematycznego zbierania, klasyfikowania i analizowania incydentów związanych z ekspozycją na krew, płyny ustrojowe lub inne sytuacje zwiększające ryzyko zakażenia (np. naruszenie aseptyki, uszkodzenie opatrunku, przypadkowy nakłucie, kontakt śluzówka-skóra). Rejestr jest narzędziem zarządzania ryzykiem: umożliwia szybką reakcję kliniczną, zapewnia ścieżkę dowodową oraz dostarcza danych do działań zapobiegawczych i audytów.

Elementy obowiązkowe rejestru — co MUSI się znaleźć w każdym wpisie

Identyfikator zdarzenia — unikalny numer (np. RZ-2025-0001).
Data i godzina zdarzenia — dokładność do minuty, jeśli możliwa.
Miejsce zdarzenia — gabinet, sala zabiegowa, pomieszczenie pomocnicze.
Osoba zgłaszająca — imię/nazwisko, stanowisko, kontakt.
Osoba poszkodowana/pacjent — imię/nazwisko, nr pacjenta w rejestrze, wiek (lub rocznik); w przypadku personelu: stanowisko, rok urodzenia.
Opis zdarzenia — krótki, faktograficzny opis przebiegu incydentu (co, jak, kiedy, w jakich warunkach).
Rodzaj ekspozycji — np. ukłucie igłą, kontakt krwi ze śluzówką, rozlanie krwi na powierzchnię, naruszenie opatrunku, brak rękawic.
Charakter materiału potencjalnie zakaźnego — krew pełna, wydzielina ropna, płyn ustrojowy, nieznany.
Środek ochrony użyty w chwili zdarzenia — rękawice, maseczka, okulary ochronne itp.
Natychmiastowe działania podjęte — oczyszczenie miejsca, płukanie wodą, dezynfekcja, założenie opatrunku, zgłoszenie przełożonemu, wezwanie lekarza. Daty i godziny.
Ocena ryzyka — wstępna kwalifikacja niskie/średnie/wysokie (według przyjętej skali w gabinecie).
Dalsze działania — monitorowanie, skierowanie na badania serologiczne, zgłoszenie do służb BHP, kontakt z lekarzem prowadzącym, postępowanie z odpadami.
Informacja o zgłoszeniu do organów zewnętrznych — jeśli wymagane (np. stacja sanitarno-epidemiologiczna) — data, osoba kontaktowa.
Potwierdzenie poinformowania pacjenta/pracownika — data, sposób (ustnie/pisemnie), podpis lub elektroniczne potwierdzenie.
Wyniki badań i follow-up — wyniki badań (jeśli wykonywane), data i charakter wyników, decyzje terapeutyczne (np. PEP), obserwacje w czasie.
Analiza przyczyn i działania naprawcze — opis root-cause analysis (RCA) i zaplanowane środki zapobiegawcze (szkolenia, zmiana procedur, zakup sprzętu).
Osoba odpowiedzialna za zamknięcie sprawy i data zamknięcia.

Forma rejestru i ochrona danych

Rejestr powinien być prowadzony w formie elektronicznej (preferowane) z bezpiecznym dostępem (logowanie, role/poziomy dostępu), lub papierowej w specjalnym segregatorze w zamkniętej szafie.
Ze względu na dane wrażliwe (zdrowotne) obowiązuje RODO: dostęp tylko dla uprawnionych osób (np. kierownik placówki, osoba odpowiedzialna za BHP, lekarz), szyfrowanie plików elektronicznych, okres przechowywania określony w polityce (np. min. 5 lat lub zgodnie z lokalnymi przepisami).
Każdy wpis powinien być opatrzony informacją o przetwarzaniu danych i zgodzie, jeśli to wymagane; w przypadku pracowników rejestrowanie odbywa się zgodnie z wewnętrzną polityką kadrową i prawną.

Procedura zgłaszania i workflow po zdarzeniu

Natychmiastowe działania (0–15 min): zabezpieczenie pacjenta/obiektu, udzielenie pierwszej pomocy (płukanie rany, dezynfekcja), poinformowanie przełożonego.
Zgłoszenie i wstępna dokumentacja (do 1 godziny): osoba zgłaszająca wypełnia formularz incydentu (papierowo lub elektronicznie) z podstawowymi informacjami (pkt 1–11 powyżej).
Ocena medyczna (do 4 godzin): skierowanie poszkodowanego do lekarza medycyny pracy / lekarza rodzinnego / dyżuru w celu oceny ryzyka ekspozycji, decyzji o badaniach bazowych i ewentualnej profilaktyce (PEP) — zgodnie z lokalnymi wytycznymi medycznymi.
Powiadomienia (do 24 godzin): powiadomienie służb wewnętrznych (BHP, kierownik) oraz, jeśli wymagane prawnie, odpowiednich organów zewnętrznych.
Monitorowanie i badania (dni–tygodnie): sterta badań: testy serologiczne, jeśli wskazane; dokumentacja wyników w rejestrze.
Analiza zdarzenia i działania naprawcze (do 7–30 dni): przeprowadzenie RCA, wdrożenie działań korygujących, szkolenie personelu.
Zamknięcie zdarzenia (po zakończonym follow-up): wpis o wynikach i decyzja o zamknięciu, identyfikator zamknięcia.

Skale oceny ryzyka (przykładowa, do przyjęcia lokalnie)

Niskie: kontakt skóry nienaruszonej z krwią; ochrona osobista użyta; niewielkie rozlanie.
Średnie: kontakt śluzówki z krwią; zaniechanie rękawic, ale brak krwawienia agresywnego.
Wysokie: ukłucie igłą używaną do wykonywania inwazyjnych procedur, głębokie skaleczenie, kontakt dużej objętości krwi z uszkodzoną skórą, potwierdzony materiał od pacjenta wysokiego ryzyka zakażeń.

(Uwaga: skale muszą być zaadaptowane do lokalnych wytycznych i konsultowane z lekarzem.)

Przykładowy wzór formularza rejestru (pola do umieszczenia)

Identyfikator zdarzenia: __________
Data/godzina zdarzenia: __________
Miejsce zdarzenia: __________
Zgłaszający: __________ (tel.)
Osoba poszkodowana: __________ (tel./NR pacjenta)
Opis zdarzenia (max 300 słów): __________
Rodzaj ekspozycji: [ ] ukłucie [ ] kontakt ze śluzówką [ ] kontakt ze skórą uszkodzoną [ ] inne: ____
Środki ochrony: __________
Natychmiastowe działania: __________ (kto, kiedy)
Wstępna ocena ryzyka: [ ] niskie [ ] średnie [ ] wysokie
Skierowanie do: [ ] lekarz medycyny pracy [ ] SOR [ ] inny: ____
Powiadomienia: (data/osoba) __________
Wyniki badań i follow-up: __________
Analiza przyczyn (RCA) i działania naprawcze: __________
Data zamknięcia / osoba zamykająca: __________

Przykładowe wpisy (case study — do wykorzystania w szkoleniu)

RZ-2025-0032
- Data: 2025-03-14 11:05
- Miejsce: gabinet 2
- Zdarzenie: podczas zdejmowania baniek silikonowych terapeuta zdjął rękawicę i nastąpiło kontakt niewielkiej ilości krwi pacjenta z nienaruszoną skórą terapeuty (przerwa w procedurze asystowania).
- Działania: natychmiastowe umycie i dezynfekcja, zgłoszenie przełożonemu, kwalifikacja jako niskie ryzyko, skierowanie do lekarza medycyny pracy w celu dokumentacji. Działania naprawcze: przypomnienie procedury zmiany rękawic i dodanie checklisty przy stanowisku.
RZ-2025-0039
- Data: 2025-04-02 15:30
- Miejsce: sala zabiegowa
- Zdarzenie: pacjent po hijamie zgłosił obfite krwawienie 6 godz. po zabiegu. Personel założył nowy opatrunek, powiadomił lekarza, wezwano pogotowie. Wpisano jako średnie/wysokie ryzyko; skierowano na badania, wyniki ujemne, zastosowano zmiany w procedurze oceny krwawienia przed wypisem.

Ćwiczenia praktyczne dla kursantów (konkretne scenariusze i cele)

Ćwiczenie A — Wypełnianie formularza incydentu (symulacja)

Czas: 30 min.
Materiały: scenariusz zdarzenia, formularz rejestru (papierowy i elektroniczny).
Zadanie: w 15 minut wypełnić kompletne zgłoszenie, następnie przekazać przełożonemu. Oceniane: kompletność informacji, trafność oceny ryzyka, szybkość działania.

Ćwiczenie B — Symulacja telefoniczna: powiadomienie i koordynacja

Czas: 20 min.
Scenariusz: pacjent dzwoni po 24 godz. od zabiegu z gorączką i zaczerwienieniem.
Cel: kursant musi zebrać dane, wpisać do rejestru, zdecydować o dalszym postępowaniu (natychmiastowa wizyta/kierowanie do SOR), i przygotować notatkę do rejestru. Oceniane: komunikacja, dokumentacja, umiejętność eskalacji.

Ćwiczenie C — Analiza przyczyn (RCA) na podstawie wpisu

Czas: 60–90 min. Zespół 3–4 osoby.
Materiały: realistyczny wpis rejestru (case z powikłaniem).
Zadanie: przeprowadzić krótką analizę przyczyn (5 Why / fishbone), zaproponować 3 działania naprawcze, sporządzić plan wdrożenia i kryteria monitorowania skuteczności (KPI). Prezentacja 10 min.

Ćwiczenie D — Audyt kwartalny rejestru

Czas: 2 godz.
Cel: przeanalizować 10 losowych wpisów w rejestrze, ocenić zgodność dokumentacji z procedurami (kompletność pól, terminy powiadomień, follow-up), przygotować raport z rekomendacjami.

Metryki i KPI do monitorowania skuteczności systemu rejestracji

% incydentów zgłoszonych w ciągu 1 godz. od zajścia.
% wpisów kompletnych (wszystkie pola).
Średni czas od zgłoszenia do oceny medycznej.
Liczba incydentów powtarzających się tego samego typu w kwartale.
% incydentów, dla których wdrożono działania naprawcze w 30 dni.

Komunikacja z pacjentem i personelem po zdarzeniu

Każdy poszkodowany pacjent/personel powinien otrzymać jasne informacje o wykonanych działaniach, planie badań i kontaktach do dalszej opieki. Potwierdzenie tej komunikacji dokumentować w rejestrze (data, metoda, podpis).
W przypadku personelu uwzględnić prawa pracownicze: dostęp do badań, zwolnień, PEP (jeśli wskazane) i poufność.
W sytuacjach wymagających zgłoszenia do organów zewnętrznych (np. stacja sanitarno-epidemiologiczna) zachować ścisłe terminy i formę zgłoszenia zgodnie z lokalnymi przepisami.

Integracja rejestru z systemem BHP i audytem

Rejestr powinien być elementem systemu zarządzania BHP: dane z niego służą do okresowych przeglądów, szkoleń i modyfikacji procedur.
Co kwartał zespół BHP przeprowadza przegląd wpisów i raportuje wyniki kierownictwu (liczba zdarzeń, typy, wdrożone środki).
Rejestr służy też jako dowód zgodności podczas zewnętrznych inspekcji i akredytacji.

Wskazówki praktyczne dla małych gabinetów

Przy ograniczonych zasobach użyj prostego elektronicznego formularza (np. zabezpieczony arkusz w chmurze z kontrolą dostępu) i kopii papierowej jako backup.
Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za rejestr i kontakt z laboratoriami/służbami zdrowia.
Przygotuj gotowe szablony powiadomień (SMS, e-mail) do szybkiego kontaktu z pacjentem.

Zadania domowe dla kursantów (zalecane po module)

Opracuj własny wzór formularza rejestru (elektroniczny lub papierowy) dostosowany do gabinetu — przygotuj instrukcję wypełniania (max 1 strona).
Przygotuj scenariusz symulacyjny i przeprowadź z kolegą jedno zgłoszenie, następnie przeanalizuj je metodą 5 Why.
Zaproponuj 3 KPI dla Twojego gabinetu i określ progi akceptowalności (np. <90% zgłoszeń w 1 godz.).