7. Rejestr zdarzeń niepożądanych i eskalacji klinicznej

Cel i zakres rejestru

Rejestr zdarzeń niepożądanych (RZN) to centralne narzędzie zarządzania bezpieczeństwem klinicznym w praktyce bańkowania. Jego celem jest systematyczne gromadzenie, klasyfikacja i analiza wszystkich zdarzeń, które odbiegły od planowanego przebiegu terapii oraz wszystkich sytuacji wymagających interwencji lub eskalacji (np. krwawienie, zakażenie, reakcja ogólnoustrojowa, uraz skóry, omdlenie). Rejestr musi obejmować zdarzenia drobne (tzw. „near miss”) i te poważne, aby umożliwić wykrywanie trendów i zapobieganie powtórkom.

Struktura wpisu w rejestrze — pola obowiązkowe

Każdy wpis w rejestrze powinien zawierać zestaw pól umożliwiających jednoznaczną identyfikację zdarzenia, szybkie podjęcie działań i późniejszą analizę:

1. Numer zdarzenia / identyfikator — unikalny kod (data + numer seryjny)

2. Data i godzina wystąpienia zdarzenia — czas rzeczywisty zdarzenia i czas zgłoszenia

3. Miejsce zdarzenia — gabinet, sala zabiegowa, miejsce poza gabinetem

4. Osoba zgłaszająca — imię i nazwisko, funkcja, kontakt (inicjały w celu zachowania prywatności)

5. Osoba prowadząca zabieg — inicjały/identyfikator terapeuty

6. Status pacjenta — krótki opis stanu przed/po zdarzeniu (np. stabilny, wymaga obserwacji, hospitalizowany)

7. Opis zdarzenia — szczegółowy, faktograficzny opis: co się stało, jakie procedury przeprowadzono, jakie interwencje zastosowano (unikamy interpretacji — najpierw fakty)

8. Klasyfikacja zdarzenia — kategoria (np. krwawienie, infekcja, reakcja alergiczna, uraz skóry, błąd proceduralny, near-miss)

9. Ocena ciężkości — stopień: A (bez konsekwencji), B (przejściowe, wymagające interwencji ambulatoryjnej), C (wymagające dodatkowej diagnostyki/leczenia), D (hospitalizacja/ciężkie powikłanie) — ustalona wewnętrznie i zrozumiała dla zespołu

10. Podjęte działania natychmiastowe — co zrobiono w pierwszej kolejności (ucisk, opatrunek, podanie leków, wezwanie lekarza, przekazanie do szpitala) wraz z godziną i inicjałami osoby wykonującej

11. Eskalacja kliniczna — czy i do kogo zdarzenie zostało eskalowane (lekarz, przełożony, inspektor medyczny), sposób kontaktu (telefon, e-mail), data/godzina eskalacji

12. Zalecenia i kolejne kroki — krótki plan postępowania (obserwacja, kontrola po X dniach, badania) oraz osoba odpowiedzialna za wykonanie

13. Załączniki — zdjęcia, kopie kart zabiegów, zgoda pacjenta, notatki monitoringu — z odwołaniem do lokalizacji pliku w e-dokumentacji

14. Wynik końcowy / status zamknięcia — data zamknięcia sprawy i krótka informacja o efekcie leczenia

15. Analiza przyczyn (root cause) — wypełniana w procesie przeglądu (opis czynników przyczyniających się)

16. Rekomendacje zapobiegawcze — proponowane działania organizacyjne lub szkoleniowe

17. Potwierdzenie przeprowadzenia działań naprawczych — wpis po wdrożeniu rekomendacji z datą i osobą odpowiedzialną

Sposób klasyfikacji zdarzeń i stopniowanie ryzyka

Własna skala ciężkości ułatwia priorytetyzację. Przykładowy model wielopoziomowy:

• Poziom 0 — near-miss: sytuacja mogła doprowadzić do szkody, ale została zatrzymana.

• Poziom 1 — zdarzenie drobne: efekt przejściowy, bez poważnych konsekwencji.

• Poziom 2 — zdarzenie wymagające interwencji: konieczne dodatkowe czynności medyczne, krótkotrwała obserwacja.

• Poziom 3 — zdarzenie poważne: hospitalizacja, trwałe negatywne skutki, konieczność raportowania zewnętrznego.

Do każdego poziomu powinna być przypisana ścieżka eskalacji i maksymalny dopuszczalny czas reakcji (np. natychmiast, do 2 godzin, do 24 godzin).

Procedury eskalacji klinicznej — kto, kiedy i jak

Eskalacja to formalny proces przekazania sprawy osobie o wyższym poziomie kompetencji decyzyjnej. Elementy procedury:

1. Kto może eskalować: każdy członek zespołu, który stwierdzi zdarzenie niepożądane; obowiązek zgłoszenia spoczywa pierwotnie na osobie prowadzącej zabieg i asystującym.

2. Kiedy eskalować natychmiast: wszystkie zdarzenia klasy poziom 2–3, utrata przytomności, intensywne krwawienie, ciężka reakcja alergiczna, podejrzenie zakażenia inwazyjnego.

3. Drogi eskalacji: telefon alarmowy wewnętrzny → powiadomienie lekarza kontraktowego → zgłoszenie kierownictwu klinicznemu → (jeśli wymagane) powiadomienie jednostek zewnętrznych.

4. Czas odpowiedzi: procedura powinna określić czas, w jakim osoba eskalowana musi się zgłosić (np. do 15 minut dla poziomu 3, do 2 godzin dla poziomu 2).

5. Dokumentacja eskalacji: każde zgłoszenie musi być odnotowane w rejestrze z godziną, imieniem osoby kontaktowej i podjętymi decyzjami.

6. Komunikacja z pacjentem / rodziną: osoba eskalowana odpowiada za poinformowanie pacjenta/opiekuna o podjętych krokach i przewidywanym czasie działań.

Wymagane terminy raportowania i powiadomień

• Zgłoszenie wewnętrzne: niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia, maksymalnie w ciągu 2 godzin.

• Wstępny raport kierownictwu: do 24 godzin od zdarzenia.

• Szczegółowy raport i rekomendacje: do 7 dni roboczych (zależnie od ciężkości).

• Raport końcowy po wdrożeniu działań: w terminie ustalonym przez komisję ds. jakości (np. 30 dni).

Terminy powinny odzwierciedlać skalę zdarzenia i wewnętrzne regulacje jednostki.

Analiza zdarzeń i proces uczenia się

Po zarejestrowaniu zdarzenia należy przeprowadzić formalny proces analityczny:

1. Wstępna ocena — w ciągu 24–72 godzin, szybka analiza faktów i decyzja o dalszym postępowaniu.

2. Pełne dochodzenie — powołanie zespołu (minimum: prowadzący zabieg, przedstawiciel jakości, mentor/lekarski konsultant), analiza przyczyn źródłowych (root cause analysis), przegląd dokumentacji i materiałów dowodowych.

3. Rekomendacje — konkretne działania edukacyjne, zmiany w procedurach, modyfikacje checklist, korekty sprzętowe.

4. Monitorowanie wdrożenia — wpisy w rejestrze potwierdzające wykonanie działań naprawczych; ewaluacja skuteczności po okresie prób (np. 3 miesiące).

5. Raporty okresowe — kwartalne/roczne podsumowania trendów, dostępne dla całego zespołu; wykorzystanie do szkoleń i modyfikacji polityk bezpieczeństwa.

Prywatność, dostęp i integralność danych

Rejestr zawiera wrażliwe dane kliniczne. Zasady praktyczne:

• dostęp warunkowy — tylko upoważniony personel; logowanie wszystkich odczytów i zmian; wersjonowanie wpisów;

• minimalizacja danych w publicznych raportach — anonimizacja pacjentów przy prezentacji trendów;

• zachowanie oryginalnych załączników (zdjęcia) w bezpiecznym repozytorium;

• polityka retencji danych zgodna z wewnętrznymi wytycznymi (okres przechowywania), z mechanizmem archiwizacji i niszczenia po upływie okresu retencji;

• każda modyfikacja wpisu wymaga podpisu osoby modyfikującej oraz zapisu poprzedniej wersji.

Integracja z systemem jakości i audytem

Rejestr powinien być powiązany z systemem zarządzania ryzykiem klinicznym. Mechanizmy:

• automatyczne generowanie zgłoszeń o trendach (np. >3 podobne zdarzenia w miesiącu) do zespołu jakości;

• okresowe audyty zgodności wpisów z dokumentacją medyczną;

• wykorzystanie danych do rewizji standardów praktyki i materiałów szkoleniowych.

---

Krótki przykład wpisu (skondensowany)

• ID zdarzenia: 2025-11-21-017

• Data/godzina: 2025-11-21 11:35 (zdarzenie) / 11:50 (zgłoszenie)

• Miejsce: Gabinet A

• Zgłaszający: K. Nowak (asystent)

• Prowadzący zabieg: M. Kowalska (terapeuta)

• Opis zdarzenia: Po 7 minutach statycznego bańkowania na plecach pacjentka zgłosiła zawroty i nudności; po zdjęciu baniek stwierdzono niewielkie krwawienie punktowe w miejscu aplikacji (0,5 cm).

• Klasyfikacja: krwawienie punktowe, poziom 2

• Działania natychmiastowe: ucisk punktu, założenie jałowego opatrunku, monitoring 30 min, wezwano lekarza kontraktowego (kontakt 11:55).

• Eskalacja: lekarz przeprowadził badanie; brak wskazań do hospitalizacji; zalecenie: kontrola za 48 godzin.

• Załączniki: zdjęcie miejsca, karta zabiegu.

• Rekomendacje: doprecyzowanie protokołu doboru techniki dla cienkiej skóry; szkolenie przypominające.

Krótkie ćwiczenie praktyczne (30–40 min)

1. Cel: przećwiczyć zgłaszanie zdarzenia i ścieżkę eskalacji.

2. Zasoby: przygotowany scenariusz zdarzenia, formularz rejestru (papier/e-arkusz), rola „lekarza kontraktowego” wyznaczona w grupie.

3. Kroki:

   • (5 min) Przeczytaj scenariusz: np. pacjent po 5 minutach sliding cupping zgłasza silny ból i pojawia się pęcherz.

   • (10 min) Wypełnij odręcznie lub elektronicznie pełny wpis do rejestru (wszystkie pola obowiązkowe). Odhacz czas zgłoszenia i zapisz podjęte działania natychmiastowe.

   • (10 min) Symuluj telefoniczną eskalację do lekarza kontraktowego: osoba odgrywająca lekarza musi zadać 3 kluczowe pytania wymagane do oceny sytuacji (np. intensywność bólu, parametry życiowe, okoliczności powstania pęcherza). Notuj odpowiedzi i wpisz decyzję lekarza do rejestru.

   • (5–10 min) Debrief: omówcie jakość opisu zdarzenia, kompletność wpisu, adekwatność eskalacji i czas reakcji. Zidentyfikujcie jedną poprawkę do formularza, która ułatwi wypełnianie w przyszłości.

Ćwiczenie kładzie nacisk na szybkość, dokładność i jasność komunikacji — kluczowe elementy skutecznego rejestracji i eskalacji klinicznej.