Print this chapterPrint this chapter

8.4.4. Warsztat: tworzenie społecznych projektów terapeutycznych

6. Rola współpracy między organizacjami i instytucjami w realizacji projektów muzykoterapeutycznych

1. Teoretyczne podstawy współdziałania

1.1. Definicja i znaczenie partnerstw
Współpraca między organizacjami (np. ośrodki kultury, szkoły, domy pomocy społecznej, NGO) oraz instytucjami publicznymi (urzędy miasta, placówki ochrony zdrowia, instytucje edukacyjne) umożliwia połączenie zasobów, doświadczeń i know-how, co znacząco zwiększa skalę i trwałość projektu muzykoterapeutycznego.

1.2. Modele kooperacji

  • Sieć nieformalna: luźne porozumienia ad hoc, wymiana doświadczeń i materiałów.

  • Partnerstwo projektowe: formalny układ na czas projektu, podpisanie listu intencyjnego lub umowy o współpracy.

  • Konsorcjum: trwała struktura koordynująca kilka inicjatyw, z jasno podzielonymi rolami i wspólnym budżetem.

1.3. Korzyści płynące ze współpracy

  • Synergia zasobów: instrumentarium, sale, kadra terapeutyczna, uczestnicy.

  • Komplementarność kompetencji: jedni specjaliści w muzykoterapii, drudzy w pracy socjalnej czy psychologii.

  • Szerszy dostęp do grup docelowych: szkoły, ośrodki dla seniorów, środowiska lokalne.

  • Wiarygodność: współpraca z instytucjami publicznymi podnosi rangę projektu i ułatwia pozyskanie finansowania.

1.4. Struktura i zarządzanie partnerstwem
– Porozumienie (MoU): cele, role, zakres wzajemnych zobowiązań, struktura decyzyjna.
– Komitet sterujący: przedstawiciele każdej organizacji, spotkania kwartalne, monitoring postępów.
– Zespół operacyjny: osoby realizujące zadania wkładu – terapeuci, animatorzy, logistycy.
– Kanały komunikacji: platforma online (np. Slack), mailingi, cotygodniowe telekonferencje, raporty.

2. Ćwiczenia praktyczne

Ćwiczenie 1: Mapowanie interesariuszy i zasobów

  • Cel: zidentyfikować potencjalnych partnerów oraz ich zasoby wartościowe dla projektu.

  • Zadanie: w grupach 4-osobowych stworzyć „mapę partnerską” – duży arkusz z centralnie umieszczonym projektem, wokół wypisać instytucje (np. szkoły, ośrodki zdrowia, domy kultury), ich zasoby (sale, instrumenty, kadra), korzyści dla partnera (media, wspólne szkolenia).

  • Prezentacja: każda grupa przedstawia mapę, omawia kryteria wyboru i priorytety w pozyskiwaniu partnerów.

Ćwiczenie 2: Draft listu intencyjnego (MoU)

  • Cel: poznanie kluczowych elementów formalnego porozumienia.

  • Zadanie: pary uczestników przygotowują szkic MoU między ośrodkiem muzykoterapii a gminnym ośrodkiem kultury. Powinien zawierać:

    1. Cel współpracy

    2. Zakres działań (np. prowadzenie 10 warsztatów w miesiącu)

    3. Role i obowiązki każdej strony

    4. Harmonogram i zasady raportowania

    5. Postanowienia finansowe (podział kosztów, sposób rozliczeń)

    6. Okres obowiązywania i warunki wypowiedzenia.

  • Omówienie: wymiana wzajemnych uwag, doprecyzowanie klauzul.

Ćwiczenie 3: Symulacja spotkania komitetu sterującego

  • Cel: praktyka podejmowania decyzji w składzie wielostronnym.

  • Zadanie: grupy po 5 osób – przedstawiciele różnych organizacji – omawiają dwie kwestie:

    1. Propozycję zmiany terminu cyklu warsztatów z uwagi na kolizję z innym wydarzeniem lokalnym.

    2. Wniosek o dodatkowe finansowanie na zakup instrumentów.
      Moderator prowadzi głosowanie nad proponowanymi rozwiązaniami.

  • Refleksja: jakie techniki ułatwiają wypracowanie konsensu, jak zarządzać sprzecznymi interesami.

Ćwiczenie 4: Tworzenie wspólnego kalendarza działań

  • Cel: skoordynować terminy i zasoby wielu partnerów.

  • Zadanie: w zespołach zaprojektować dwumiesięczny kalendarz projektu, uwzględniając: dostępność sal, urlopy terapeutów, plany imprez lokalnych, czas na promocję. Użyć dużych kartek i naklejek.

  • Omówienie: dyskusja nad trudnościami w koordynacji, narzędziami umożliwiającymi elastyczność.

Ćwiczenie 5: Budżet partnerski i podział kosztów

  • Cel: wypracować model finansowania projektu z udziałem kilku podmiotów.

  • Zadanie: każda grupa otrzymuje założony budżet (np. 50 000 zł), trzy źródła finansowania (samorząd 40 %, sponsor prywatny 30 %, dotacja z fundacji 30 %). Należy rozplanować środki na: wynagrodzenia (60 %), zakup instrumentów (15 %), materiały promocyjne (10 %), nieprzewidziane wydatki (5 %), koszty administracyjne (10 %). Rozdzielić odpowiedzialność za poszczególne pozycje między partnerów.

  • Prezentacja: prezentacja budżetu, uzasadnienie podziału i mechanizmów rozliczeń.

Ćwiczenie 6: Procedura komunikacji i kryzysowe scenariusze

  • Cel: opracować zasady informowania i działania w sytuacjach nagłych.

  • Zadanie: sformułować „ścieżkę komunikacji” – kto informuje kogo w przypadku: odwołania zajęć z powodu choroby terapeuty, zdarzenia losowego (np. awaria sali), konfliktu między uczestnikami. Ustalić kanały (telefon, SMS, e-mail) i ramy czasowe odpowiedzi (np. do 2 godzin).

  • Scenariusze: pary przeprowadzają krótkie role-play, symulując jedną sytuację kryzysową, reszta grupy ocenia reakcję i zgodność z procedurą.

Ćwiczenie 7: Ewaluacja współpracy partnerskiej

  • Cel: wypracować mechanizmy ciągłego doskonalenia jakości kooperacji.

  • Zadanie: grupy przygotowują ankietę oceniającą pracę partnerów: pytania zamknięte (skala 1–5) i otwarte (mocne strony, obszary do poprawy). Obszary: komunikacja, zarządzanie zasobami, terminowość, elastyczność, wkład merytoryczny.

  • Omówienie: jak interpretować wyniki, jak formułować rekomendacje do kolejnych edycji projektu.

Poprzez realizację powyższych ćwiczeń uczestnicy zgłębią teorię partnerstw oraz przećwiczą kluczowe umiejętności negocjacji, planowania, komunikacji i rozliczania wspólnych działań, co pozwoli na efektywną i trwałą realizację złożonych projektów muzykoterapeutycznych w ramach szerokiej współpracy instytucjonalnej.