8.4.4. Warsztat: tworzenie społecznych projektów terapeutycznych

5. Zarządzanie zasobami ludzkimi w projektach z zakresu muzykoterapii

1. Teoretyczne podstawy zarządzania personelem

1.1. Definicja i cele
Zarządzanie zasobami ludzkimi to świadome planowanie, organizowanie i kontrolowanie pracy wszystkich osób zaangażowanych w projekt muzykoterapeutyczny. Głównymi celami są: zapewnienie odpowiednich kompetencji zespołu, zbudowanie atmosfery współpracy, utrzymanie motywacji oraz ochrona zdrowia psychicznego i fizycznego pracowników.

1.2. Modele ról i kompetencji
– Terapeuta-muzykoterapeuta: odpowiada za prowadzenie sesji, diagnozę potrzeb uczestników, wybór metod i materiałów muzycznych.
– Koordynator projektu: planuje harmonogram działań, dba o budżet, monitoruje postępy, komunikuje się z partnerami.
– Animátor grupy: wspiera integrację uczestników, prowadzi ćwiczenia grupowe, motywuje do udziału.
– Asystent: pomaga w przygotowaniu instrumentów, dba o dokumentację, wspiera logistykę.

Dla każdej roli formułujemy 4–6 kluczowych kompetencji (np. umiejętność aktywnego słuchania, empatia, elastyczność, organizacja czasu, podstawowa znajomość technik animacji muzycznej).

1.3. Cykl zarządzania personelem
1.3.1. Planowanie zasobów – ustalenie liczby i kwalifikacji potrzebnych osób w zależności od skali i zasięgu projektu.
1.3.2. Rekrutacja i dobór – definiowanie kryteriów, tworzenie ogłoszeń, prowadzenie selekcji.
1.3.3. Adaptacja i szkolenia – wprowadzenie nowych członków zespołu, szkolenia w metodach muzykoterapii transpersonalnej i międzykulturowej.
1.3.4. Motywacja i rozwój – system wynagrodzeń (finansowe i pozafinansowe), możliwości awansu, sesje superwizyjne.
1.3.5. Ocena i feedback – regularne spotkania oceniające, narzędzia samooceny, ankiety zadowolenia.
1.3.6. Zarządzanie konfliktami i wypaleniem zawodowym – procedury zgłaszania problemów, wsparcie psychologiczne, rotacja zadań.
1.3.7. Zakończenie współpracy – podsumowanie efektów, dokumentacja, przygotowanie rekomendacji na przyszłość.

2. Ćwiczenia praktyczne

Ćwiczenie 1: Tworzenie karty stanowiska
– Cel: wypracowanie jasnych zakresów obowiązków i kompetencji dla roli „terapeuta-muzykoterapeuta”.
– Zadanie: w trzyosobowych zespołach opracować dokument zawierający: nazwę stanowiska, cel pracy, kluczowe zadania (min. 6), wymagane umiejętności i cechy osobowe (min. 6), proponowany system wynagrodzeń (np. stawka godzinowa, premia za zaangażowanie).
– Dyskusja: omówienie różnic w propozycjach i uzasadnienie wyborów.

Ćwiczenie 2: Symulacja procesu rekrutacji
– Cel: praktyka prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej.
– Zadanie: w parach jedna osoba odgrywa rekrutera, druga kandydata. Używając przygotowanej wcześniej karty stanowiska, rekruter przeprowadza 15-minutową rozmowę: 3 pytania o doświadczenie, 3 o motywację, 2 sytuacyjne (np. radzenie sobie z trudnym uczestnikiem), 2 o oczekiwania finansowe i rozwojowe. Po zakończeniu każda para wymienia się rolami.
– Omówienie: feedback o stylu zadawanych pytań, jakości informacji zwrotnej, atmosferze rozmowy.

Ćwiczenie 3: Warsztat adaptacyjny i szkoleniowy
– Cel: zaprojektowanie jednodniowego modułu wdrożeniowego dla nowo zatrudnionych.
– Zadanie: w grupach czteroosobowych zaplanować program szkolenia (godziny: 9–17), w tym: wprowadzenie organizacyjne (1 h), prezentacja metod muzykoterapeutycznych (2 h), trening umiejętności obsługi instrumentów (2 h), ćwiczenia integracyjne (2 h), sesja pytań i odpowiedzi (1 h). Dodać materiały pomocnicze (skrypty, filmy, checklisty).
– Prezentacja: każda grupa przedstawia plan, pozostali zgłaszają uwagi nt. logistyki i treści.

Ćwiczenie 4: Budowanie zespołu i motywacja
– Cel: zrozumienie mechanizmów integracji i wsparcia motywacji.
– Zadanie: każda grupa przygotowuje „kontrakt zespołowy” – dokument określający zasady współpracy: regularność spotkań (np. raz w tygodniu), zasady udzielania konstruktywnego feedbacku, wspólne świętowanie osiągnięć, procedury zgłaszania problemów, elementy wsparcia psychologicznego (np. sesje superwizyjne raz na miesiąc).
– Omówienie: jakie zasady są kluczowe, jak zadbać o ciągłość motywacji, jak unikać wypalenia.

Ćwiczenie 5: Rozwiązywanie konfliktów w zespole
– Cel: praktyka mediacji i komunikacji w sytuacjach napięć.
– Zadanie: moderator przedstawia scenariusz konfliktu (np. spór o podział czasu prowadzenia sesji, różnice stylistyczne między terapeutami). W grupach formułują plan mediacji: ustalenie moderatora, zasady rozmowy, pytania otwarte, techniki aktywnego słuchania, propozycje rozwiązań kompromisowych.
– Scenka: ochotnicy odgrywają negocjacje, reszta obserwuje i notuje zastosowane techniki.
– Debata: jakie metody przyniosły najlepsze rezultaty, jakie błędy należy unikać.

Ćwiczenie 6: Plan rozwoju i ocena pracownika
– Cel: stworzenie procesu oceny i rozwoju kompetencji w rocznym cyklu.
– Zadanie: w parach opracować formularz oceny rocznej: obszary oceny (kompetencje miękkie, techniczne, wkład organizacyjny), skala ocen (1–5), miejsce na komentarze, plan rozwoju (cele SMART na kolejny rok), propozycje szkoleń.
– Prezentacja: omówienie, jak zaprojektowany formularz wspiera obiektywność i motywację.

Ćwiczenie 7: Zarządzanie zmęczeniem i wypaleniem
– Cel: wypracowanie procedur zapobiegania i interwencji.
– Zadanie: każda grupa przygotowuje „mapę ryzyka wypalenia”: czynniki ryzyka (długie godziny pracy, wysoka emocjonalność, częste zmiany ładu), sygnały ostrzegawcze (spadek zaangażowania, drażliwość, absencje), działania prewencyjne (rotacja zadań, dni regeneracyjne, dostęp do wsparcia psychologa), instrukcje postępowania w razie kryzysu.
– Omówienie: jakie narzędzia są najbardziej efektywne, jak dbać o kulturę otwartego zgłaszania problemów.

Dzięki powyższym ćwiczeniom uczestnicy nie tylko poznają teoretyczne ramy zarządzania zasobami ludzkimi w projektach muzykoterapeutycznych, lecz także przećwiczą kluczowe umiejętności rekrutacji, adaptacji, motywowania, oceny i ochrony dobrostanu zespołu, co znacząco podniesie jakość i trwałość realizowanych inicjatyw.